Tämä on Pariisin Suomi-koulun henkilötietolain (10 ja 24 pykälän) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.8.2018. Viimeisin muutos 5.9.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Pariisin Suomi-koulu / Ecole finlandaise de Paris
60, rue des Ecoles
75005 Paris
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Hanna Eskelinen, Pariisin Suomi-koulun sihteeri
hanna@eskelinen.fr
3. Rekisterin nimi
Yhdistyksen jäsenrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperusta henkilötietojen käsittelylle on henkilön (oppilaan vanhemman) suostumus.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on opetuksen järjestäminen ja yhteydenpito oppilaiden vanhempiin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
– oppilaan nimi ja syntymäaika, vanhempien nimet, kansalaisuudet, puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja postiosoite, mahdollinen kuvauskielto, oppilaan ryhmän ja opettajan nimi,
– oppilaan muiden mahdollisten hakijoiden nimet, suhde oppilaaseen ja matkapuhelinnumerot,
– opetuksen suunnittelussa käytettävät tiedot, joita ovat tieto oppilaan käyttämistä kielistä ja oppilaan mahdollisista erityistarpeista ja uusien oppilaiden kohdalla vanhemman arvio oppilaan kielitaidosta, sekä
– hätätilanteessa tarvittavat tiedot mm. oppilaan allergioista ja vakuutuksesta.
Muiden hakijoiden tietoja, opetuksen suunnittelussa käytettäviä tietoja ja hätätilanteessa tarvittavia tietoja ei siirretä ilmoittautumislomakkeista koulun tietojärjestelmään, vaan sihteeri toimittaa ne paperimuodossa suoraan oppilaan tulevalle opettajalle. Paperimuodossa olevat tiedot säilytetään lukollisessa kaapissa lukuun ottamatta hakijoiden yhteystietoja, jotka opettaja pitää mukanaan. Paperimuodossa olevat tiedot tuhotaan lukuvuoden päättyessä. Tietojärjestelmään tallennetut tiedot tuhotaan lukuvuoden päättyessä lukuun ottamatta koulun historiikkia varten säilytettäviä tietoja, joita ovat kunkin ryhmän oppilaiden nimet ja opettajan nimi sekä ryhmän oppilaiden ikäjakauma. Ne säilytetään salasanalla suojatulla laitteella.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään oppilaiden vanhemmilta ilmoittautumis- ja lisätietolomakkeiden kautta sekä tarvittaessa sähköpostitse, mikäli vanhempi ilmoittaa lukuvuoden aikana muuttuneista tiedoista.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä niitä julkaista.
Rekisterinpitäjä toimittaa vuosittain Suomi-Seura ry:lle (suomi-seura.fi) luettelon, joka sisältää oppilaiden nimet ja syntymäajat sekä vanhempien kansalaisuudet, Suomen valtion apurahan hakemiseksi koulun toimintaan. Nämä tiedot on toimitettava siitä syystä, että apurahaa myönnetään vain 3–18-vuotiaista oppilaista, joilla on vahva side Suomeen, useimmissa tapauksissa suomalainen äiti tai isä.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön tekijälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön tekijälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Suomi-koulu Pariisi 